首先档案机构应设置相应的网站维护岗位, 对网站进行日常维护及周期性的改版。网站维护日常的工作是对网站内容进行实时更新, 当网站发生故障时能及时排除故障, 同时网站举行活动时能够随时对网站进行设计美化。
。首先档案机构应设置相应的网站维护岗位, 对网站进行日常维护及周期性的改版。网站维护日常的工作是对网站内容进行实时更新, 当网站发生故障时能及时排除故障, 同时网站举行活动时能够随时对网站进行设计美化。另外, 网站常常会周期性改版, 改版就需要重新调整网站的格局与风格, 主要是网页的页面设计, 图案搭配。经过改版的页面, 一方面可以让用户感受到新鲜感, 另一方面也能满足网站不断完善和发展的要求。档案信息网络化以后与传统的纸质档案在安全保密方面存在很大的差异, 纸质档案的借阅者一般是经过严格审核的, 他们档案借阅有专人负责, 安全保密工作相对容易, 而档案信息网络化以后存在着诸多网络安全问题, 比如黑客攻击、病毒侵入等, 因此对于非常重要的档案文件在网络电子化以后, 也必须注意做好纸质备份工作, 另一方面也要及时维护网站, 确保电子档案的保密安全。
档案网站建设相关负责人要恰当的利用档案网站目前取得相关成果, 主动与相关部门领导沟通并反映档案网站建设对于档案事业发展的的重要性, 让相关领导意识到档案网络化对于档案管理的积极作用, 把档案网站的建设纳入到财政的总体预算中, 确保档案网站的建设得到财政支持, 进而为档案网站基础设备采购、设备更新以及专业人才的引进提供资金, 加快档案网站的建设。
档案对于一个国家, 一个部门是非常重要的, 一旦破坏就很难恢复, 因此为了保证在突发状况发生时, 档案的绝对安全性, 就需要建立档案网站应急机制。当发生自然灾害、突发性战争冲突和生活中的意外事故时, 为了确保档案信息的安全以及档案工作的正常运行, 可以建立相应的网络应急机制, 比如可以通过建立档案信息应急备份机制, 在紧急状况下, 应急机制能够自动对网络档案信息及时备份, 并能够进行异地传输, 从而达到在异地备份, 实现在突发情况下档案网站能连续不间断地工作。
培养档案网站建设的专业人才。人才是影响档案网络建设的重要因素之一。当前随着时代的更新, 各行各业相互交汇, 复合型的专业人才也越来越重要, 他们的培养也越来越受到社会关注。而档案网站的建设与发展, 同样急需大量的复合型的专业人才, 需要这些人次精通网络技术又对档案业务非常熟悉, 他们的业务水平对我国档案网络化建设具有重要作用。因此在档案网络建设中, 要着着重快速培养一批专业化的人才来充实档案网络建设, 一方面可以通过对在职人员进行专项培训, 让他们掌握最先进的网络建设技术, 并与自己的档案业务相结合从而成为高水平的复合型档案网站专业人才。另一方面也可以引进网络技术人员, 并让他们进行专门的档案业务方面的实习, 尽快熟悉档案业务, 最终成为档案管理网络专业人才。
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